De cuello de botella y 60 horas apagando fuegos a un equipo autónomo que ahorra más de 6 horas a la semana con IA
Cómo Xavier Castellvi, gerente de Vivim Solar en Sant Cugat del Vallès, transformó una empresa de 10 personas al borde de la saturación en una organización ágil donde cada empleado tiene un segundo cerebro adaptado a su puesto, la IA ejecuta acciones directas en su ERP (STEL Order) y el equipo crea sus propias automatizaciones sin depender de consultores externos.
Proyección de hasta 10 h/sem al completar memorias y ofertas.
Equivalente a casi 2 meses de jornada completa liberada.
Sin agencias mensuales. Ellos mismos crean nuevas automatizaciones.
STEL Order (ERP), Clientify y Segundo Cerebro propio.
Testimonio directo en vídeo
Escucha a Xavi explicar el cambio en sus propias palabras
Grabado en las oficinas y almacén de Vivim Solar en Sant Cugat. Xavi explica el impacto real en el ahorro de horas, la simplificación de tareas y por qué considera que la IA en las empresas es una revolución equiparable a la llegada de los primeros ordenadores.
Xavier Castellvi · Gerente de Vivim Solar
Haz clic para reproducir las declaraciones sobre ahorro de tiempo, STEL Order y costes operativos
«Realmente hemos conseguido que ahora mediante comandos sencillos de voz o escritos podemos hacer procesos que antes nos tardaban horas y eran más manuales con nuestro ERP. El ahorro puede ser tranquilamente de cinco o seis horas por semana, y llegar a más de diez cuando completemos memorias y trámites. Al final, se traduce en poder crecer más sin crecer en costes operativos.»
Xavier Castellvi, Gerente de Vivim Solar
El punto de partida
Diez pares de brazos instalando y un solo cerebro tomando decisiones
Vivim Solar creció como crecen las empresas instaladoras que hacen bien su trabajo: de forma orgánica, ganando reputación tejado a tejado en Sant Cugat y el Vallès. El equipo creció hasta diez personas entre técnicos, instaladores y personal de oficina.
Pero el crecimiento trajo consigo una trampa invisible que casi todos los fundadores conocen bien: cuantas más obras entraban, más pasos críticos terminaban bloqueados en la misma mesa.
La trampa del cuello de botella (Antes)
- • Interrupciones continuas: dudas de materiales, cambios de última hora, consultas de clientes por WhatsApp y llamadas de obra cada 15 minutos.
- • Presupuestos demorados: calcular manualmente tarifas de BayWa, cotejar stocks y crear cada presupuesto a base de clics en el ERP retrasaba las propuestas comerciales.
- • Riesgo de burnout: trabajar jornadas de 12 horas apagando fuegos operativos, con la sensación de que si el fundador se ausenta, la empresa se detiene.
- • Falso concepto de delegación: asignar tareas pero retener todas las aprobaciones, lo que entrena involuntariamente al equipo para no pensar por su cuenta.
El cambio de mentalidad y sistema (Ahora)
- • Trabajar PARA la empresa, no DENTRO: el rol del director pasa de ejecutar pasos repetitivos a vigilar y diseñar los procesos que sostienen el negocio.
- • Delegar de verdad con sistemas: el equipo cuenta con documentación estructurada y asistentes de IA para resolver sus propias dudas sin interrumpir al gerente.
- • Política de paz mental: tiempos protegidos para pensar en estrategia, concentración profunda y filtros estrictos para lo que de verdad es urgente.
- • Capacidad para escalar: posibilidad de asumir más volumen de instalaciones sin necesidad de multiplicar los costes fijos de estructura.
La visión estratégica de la IA
Como contratar a un equipo de genios junior a 20 € al mes
Durante la formación no enseñamos trucos pasajeros de ChatGPT ni prompts de copia y pega. Explicamos un cambio de concepto que transforma la relación entre un gerente y la tecnología:
Inteligencia sin cansancio
Un modelo de lenguaje avanzado razona como un universitario brillante. Procesa miles de líneas de especificaciones técnicas, catálogos de inversores y tablas de precios en una fracción de segundo, disponible 24 horas al día.
Cero experiencia en tu casa
Ese genio acaba de entrar a tu oficina. No sabe cómo presupuestas en Vivim Solar, qué márgenes aplicas a las baterías, qué normativas exige el ayuntamiento de Sant Cugat ni qué proveedores prefieres. Sin contexto, se equivoca o dice vaguedades.
El contexto como activo
Cuando le das a ese genio tu segundo cerebro con tus tarifas, plantillas y procedimientos, ya no necesitas microgestionarlo a cada paso. Se convierte en un brazo derecho incansable que ejecuta trabajo real por una suscripción de apenas 20 euros al mes.
Potencia Real = Contexto × Procesos × Herramientas
La arquitectura técnica
Qué construimos dentro de Vivim Solar
En lugar de cursos abstractos, nos sentamos en su oficina para trabajar directamente sobre su operativa diaria. El sistema combina tres capas perfectamente integradas:
Un Segundo Cerebro de empresa en catalán, adaptado a cada puesto
Toda la sabiduría del negocio se extrajo de la cabeza de Xavi y de los ordenadores de su equipo para estructurarse en una base de conocimiento viva con Obsidian. No en inglés ni en documentos teóricos: en catalán, la lengua habitual de trabajo de la empresa.
Cada miembro clave del equipo cuenta con su propia bóveda adaptada a sus tareas:
- Jefe de trámites: memorias, subvenciones y requisitos municipales.
- Responsable comercial y de oficina: operativa comercial y coordinación diaria.
- Administración: facturación y seguimiento de proveedores.
- Xavi (Gerencia): estrategia, finanzas y control de margen.
Conexión en tiempo real con STEL Order, Clientify y GoHighLevel
El conocimiento estático no basta si la IA desconoce qué clientes acaban de entrar o qué stock queda en el almacén. Conectamos la IA mediante automatizaciones a su ERP de referencia en el sector instalador (STEL Order) y a su CRM (Clientify y GoHighLevel).
El resultado es que la IA no es un chat aislado: es una herramienta que consulta datos vivos, lee albaranes, coteja pedidos de proveedores y actualiza registros.
«Xavi ahora habla todos los días con su IA para consultar expedientes, preparar decisiones y pedir acciones. Pasa muchísimo menos tiempo haciendo clics en menús y simplemente le da órdenes por voz o texto.»
Enseñar a pescar: un equipo que crea sus propias automatizaciones
El objetivo de Simple AI Studio nunca fue convertir a Vivim Solar en un cliente cautivo con un contrato de mantenimiento mensual. Desde la primera sesión, Xavi y su equipo aprendieron a crear y ajustar los flujos ellos mismos, utilizando lenguaje natural sin necesidad de programar.
Hoy en día, el equipo de Vivim Solar ya no necesita a Samuel para crear nuevas automatizaciones. Cuando surge un nuevo cuello de botella (una nueva convocatoria de ayudas de la Generalitat o un cambio en los formatos de los inversores), ellos mismos definen el procedimiento, configuran el flujo y lo ponen a trabajar.
Retorno de inversión medible
El cálculo económico del ahorro de tiempo
En los negocios de servicios técnicos, el tiempo de los directores y de los técnicos no es solo un indicador de bienestar personal: es el coste operativo más determinante. Analicemos los números de Vivim Solar:
| Escenario | Horas ahorradas / sem | Horas anuales liberadas | Valoración económica (60 €/h) | Impacto operativo |
|---|---|---|---|---|
| Ahorro Actual Confirmado Filtro de interrupciones, consultas y sincronización ERP | 6 h / sem | 288 h / año | 17.280 € / año | Liberación directa de estrés del gerente. Tiempo para reuniones de venta y estrategia comercial. |
| Proyección con Trámites y Memorias Generación asistida de presupuestos solares y subvenciones | Hasta 10 h / sem | 480 h / año | 28.800 € / año | Reducción del tiempo de tramitación a la mitad. Capacidad de enviar presupuestos en el mismo día. |
Presupuestos en 3 minutos
Antes, calcular una propuesta fotovoltaica compleja exigía abrir tablas Excel, consultar precios de proveedor y teclear cada línea. Con IA, el borrador técnico se ensambla en minutos, lo que dispara la probabilidad de cierre antes de que el cliente busque otras opciones.
Crecer sin inflar costes fijos
Como señala Xavi en su entrevista, la meta no es despedir personal sino evitar tener que contratar a dos administrativos más solo para mover papeles y copiar datos entre programas cuando aumenta el volumen de instalaciones.
Cero costes cautivos
Una consultora tradicional cobraría entre 1.500 y 3.000 euros al mes de mantenimiento por mantener un sistema propietario. Vivim Solar paga únicamente sus suscripciones habituales de software estándar y sus APIs.
Evidencias sobre el terreno
Trabajo real, en la oficina y en las instalaciones
La formación y el acompañamiento no ocurrieron a través de webinars genéricos. Trabajamos codo con codo en las oficinas de Vivim Solar en Sant Cugat del Vallès, conociendo a fondo su realidad física, su almacén, sus furgonetas y sus proyectos de energía solar.
Sesiones presenciales en Sant Cugat
Samuel en la sede de Vivim Solar durante la configuración del segundo cerebro de la empresa y la conexión de procesos.
Xavier Castellvi sobre el terreno
Más de una década instalando energía solar y aerotermia en Cataluña. Un negocio con solidez técnica que ahora cuenta con un sistema operativo a la altura.
La voz de la experiencia
Tres reflexiones que todo director de empresa debería escuchar
«Para un gerente o el dueño de una empresa, adquirir este conocimiento e implementar estas herramientas es una cosa que va a ser clave para el futuro. Si lo dejas pasar ahora, te va a estar viniendo constantemente la necesidad de hacerlo, porque el mundo empresarial evoluciona hacia allí. Es exactamente como cuando llegó la informática y los primeros ordenadores a las empresas: al final acabará llegando a todas.»
Xavier Castellvi sobre la urgencia de adoptar la IA
«Yo no tengo ni idea de programación. Pero detrás de la automatización hay un sistema que se hizo gracias a la IA y que realiza con una precisión muy buena las funciones que antes hacíamos manualmente. Y lo mejor es que no son unas clases teóricas para ir luego a tu oficina a ver qué haces: lo estás aplicando directamente en tu empresa desde el primer día.»
Xavier Castellvi sobre la sencillez técnica y el formato práctico
«El cambio sobre todo fue de mentalidad. Te das cuenta de que tú no puedes ser el que está ejecutando todos los pasos críticos y trabajando dentro de la empresa. El verdadero cambio es empezar a trabajar para que la empresa funcione bien desde otra perspectiva: vigilando que los procesos funcionen y liberándote de ser el cuello de botella permanente.»
Xavier Castellvi sobre el paso de apagar fuegos a dirigir
¿Cuántas horas a la semana está perdiendo tu empresa en tareas repetitivas?
Si diriges una empresa instaladora de placas solares o una pyme técnica con equipo, el sistema implementado en Vivim Solar se puede adaptar a tu realidad en pocas semanas. Sin programar, sin cambiar bruscamente tus herramientas actuales y con total independencia.
🔒 Solo admitimos una empresa por zona geográfica para instaladores solares, garantizando que puedas compartir procesos y estrategias con total confianza y sin competencia directa.